Holle Bolle Gijs in de Efteling is er dol op: Papier, papier en nog eens papier.

Ik denk dat we allemaal wel in meer of mindere mate een beetje Holle Bolle Gijs zijn: Ga maar eens kritisch kijken naar de hoeveelheid papier die je om je heen verzamelt.  Ondanks dat we steeds meer digitaal onze zaken regelen, hebben we nog behoorlijk wat papier in huis. Denk maar eens aan wat er dagelijks via de brievenbus binnenkomt en wat we meenemen van werk, school en hobby. Dan zijn er nog de recepten, (spaar)kaarten, diploma’s, tekeningen, foto’s, roosters, tijdschriften, id-bewijzen, diverse lijstjes en notities en niet te vergeten al het administratieve papierwerk. Een groot gedeelte van deze bonte verzameling aan papier ligt onopgemerkt en ongebruikt in lades en kastjes. Met een beetje geluk ligt het op een stapel op de keukentafel of hangt het zichtbaar aan de koelkast. Of moet ik zeggen met een beetje pech? Want al het zichtbare papier oogt rommelig en laat je steeds denken: hier moet ik nog iets mee. Je komt eigenlijk nooit toe aan het opruimen van al het papier omdat het overzicht ontbreekt.

Hoe fijn zou het zijn als je eens korte metten kon maken met de overbodige ballast aan papier? Dat je alleen dat papier overhoudt wat belangrijk voor je is. Dat de papieren die je nodig hebt gemakkelijk te vinden zijn. Dat papier een eigen plek heeft en dat je overzicht hebt in wat je er nog mee moet doen. 

Om inzicht te krijgen in de hoeveelheid papier die je bezit, heb ik hieronder een mooie uitdaging voor je beschreven. Als je de uitdaging aangaat, kun je zelf beginnen met uitzoeken, weggooien en ordenen. Ik vertel in het kort hoe je de papierberg te lijf kunt gaan, beschrijf een kort werkplan en natuurlijk geef ik je enkele tips. Als je overweegt mijn praktische hulp in te roepen, maak ik je graag attent op mijn speciale Papier-Hier-Aanbod: je vindt het onderaan deze blog. 

De uitdaging:

Om te ervaren hoeveel papier je om je heen hebt verzameld en om een begin te maken met het uitzoeken en opruimen van al je papieren, verzamel je al het papier wat je door het hele huis kunt vinden: trek lades en kastjes open, pak de stapeltjes die her en der liggen, maak het memobord of de koelkastdeur leeg en leg alles op een tafel. Advies: Laat je administratieve papierwerk even liggen waar het ligt of verzamel het op 1 vaste plek. Het goed organiseren van je administratie vraagt om een andere, specifieke aanpak en daarom zal ik daar een andere keer aandacht aan besteden.

Ik kan nu je gedachten al raden: “Oei, dat is wel heel rigoureus. Of: “Nee, Dat ga ik echt niet doen! Wat moet ik dan vervolgens met heel die berg?”

Logisch! Je voelt waarschijnlijk al aan dat er een grote, onoverzichtelijk verzameling op tafel zal komen te liggen waar je iets mee moet. En omdat je niet weet hoe je eraan kunt beginnen en wat je er mee moet doen, is de kans groot dat je hier al afhaakt. Begrijpelijk, maar…… 

Ik daag je uit om er toch aan te beginnen en ik help je op weg!

Als je begint met kleine stapjes, dan houd je het overzichtelijk en behapbaar. Dus begin niet met al het papier in het hele huis maar begin bijvoorbeeld met het verzamelen van al het papier per ruimte. 

Het plan:

De voorbereiding: Plan een moment waarop je een aantal uur ongestoord kunt werken. Zet een doos of bak klaar voor het oud papier en een doos of bak voor tijdschriften en folders die je nog wilt lezen. Investeer in 5 tot 10 kartonnen archief- of verhuisdozen (afhankelijk van de te verwachten hoeveelheid papier). Je kunt ze na afloop van je uitzoekwerk weer opvouwen en hergebruiken bij een andere opruimklus. Schaf een 5-tal ordners en kartonnen tabbladen aan. Gele Post-it. papiertjes zijn handige geheugensteuntjes. 

Aan de slag: Verzamel al het papier in de ruimte(s) die je aan wilt pakken en leg het bij elkaar. Als je al het papier verzameld hebt, maak je plaats voor ongeveer 6 stapels die je naar eigen inzicht en leefsituatie benoemd, bijvoorbeeld: school / werk / kinderen / hobby-sport / archief / actueel / gebruiksaanwijzingen / actie op ondernemen. Als het echt niet anders kan, kun je ook een stapel “twijfel” maken. Hier kun je bijvoorbeeld de papieren kwijt waarover je nog moet overleggen met huisgenoten. Plak op tafel voor iedere stapel een Post-it. met de naam van de stapel. Wat weg kan, gaat natuurlijk meteen in de oud papierbak. Vergeet niet om vertrouwelijke informatie eerst te vernietigen en denk aan wettelijke bewaartermijnen voor sommige documenten. Verdeel al het papier over de diverse stapels. Vraag je hierbij steeds af: voor wie je het bewaart, waarom je het bewaart, of je het nog gebruikt of ooit nog gaat gebruiken, en of het een emotionele waarde heeft. Zet een goed muziekje aan, werk door (laat je niet verleiden om uitgebreid in de papieren te gaan lezen) en zorg dat je niet afgeleid kunt worden. Neem op tijd rust en werk niet al te lang achter elkaar. Stel vooraf een timer in op bijvoorbeeld 1.5 uur. Als je uitzoekwerk nog niet af is, berg je de uitgezochte stapels apart op in een archief- of verhuisdoos en zet alles even aan de kant. De nog niet uitgezochte papieren gaan in een aparte doos. Plan meteen een tijdstip voor het afmaken van het werk. Vergeet niet om tijd met huisgenoten in te plannen om bepaalde stapels samen door te nemen.   

De afronding: Als alles is uitgezocht, bepaal je hoe en waar je een stapel definitief wilt bewaren: in een ordner, in een fraaie opbergdoos, in een documentenmap, op een memobord of in tijdschriftenbak. Er zijn vele soorten en maten opbergers verkrijgbaar om je opruimwerk een fraaie finishing-touch te geven. Schaf deze pas aan het einde van het werk aan: dit voorkomt dat iets te groot of te klein is voor de uiteindelijke hoeveelheid. Voor het overzichtelijk opbergen van kleine papiertjes of gebruiksaanwijzingen kun je A4 showtassen gebruiken die je in een map of ordner stopt. Voor belangrijke documenten zijn er handige documentenkoffers. Tekeningen van kinderen kun je scannen of fotograferen en in een aparte map op je computer opslaan. Samen met foto’s van bijvoorbeeld knutselwerkjes en foto’s uit schriftjes, kun je na verloop van tijd een waardevol fotoalbum maken. Als je per ruimte werkt, houdt dan voor iedere ruimte zoveel mogelijk steeds dezelfde benaming van de stapels aan. Je krijgt anders te veel verschillende ordners, mappen of dozen waardoor het overzicht weer verdwijnt. Je zou kunnen overwegen om kinderen vanaf een bepaalde leeftijd een eigen map of ordner te geven zodat ze kunnen leren hun eigen papieren op te bergen en te beheren. Tot slot: beteugel de aanwas van nieuwe stapeltjes en verzamelingen! Zeg abonnementen op van nieuwsbrieven en tijdschriften die niet gelezen worden. Misschien is de digitale versie een oplossing? Plak een NEE-sticker op de brievenbus. Zorg voor een toegankelijke bak voor oud papier en leeg die regelmatig.

Ik ben heel benieuwd of je deze uitdaging aanvaardt en een start gaat maken! Als je gaat starten, wens ik je heel veel succes! Laat je me even weten hoe je het hebt ervaren? Ik ben ervan overtuigd dat het je inspiratie en motivatie gaat geven! Mocht je nog twijfelen of hulp nodig hebben om op te starten, zie dan hier mijn Papier-Hier- Aanbod speciaal voor jou:

Tot de volgende keer!

Mirjam